Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Konrad Bejger, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą „Konrad Bejger”, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), ul. Magellana 6/64, 80-288 Gdańsk, Polska, NIP 8781795948, REGON 367501781 (dalej: „Footler”, „my”).

W sprawach danych osobowych pisz na adres [DO UZUPEŁNIENIA: e-mail kontaktowy] albo listownie na adres powyżej.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD), ponieważ nie mamy takiego obowiązku. Wszystkie sprawy dotyczące danych załatwiamy bezpośrednio.

2. Kogo dotyczy polityka

• osób, które odwiedzają stronę i korzystają z czatu, oceny stopki i maila testowego;
• klientów i osób, które zakładają konto lub działają w imieniu firmy-klienta;
• osób, które piszą na nasz adres e-mail, także w odpowiedzi na naszą wiadomość;
• osób, do których firm wysyłamy wiadomość o stopkach mailowych (outreach);
• odbiorców maili naszych klientów, którzy wyświetlają stopkę albo otwierają wizytówkę online.

Dane pracowników, które firma-klient wprowadza do panelu, przetwarzamy w jej imieniu – zob. punkt 5.

3. Dane, cele i podstawy prawne

Podstawy prawne to art. 6 ust. 1 RODO: lit. a – zgoda; lit. b – umowa albo działania przed jej zawarciem podejmowane na Twoje żądanie; lit. c – obowiązek prawny; lit. f – nasz prawnie uzasadniony interes.

Strona i czat z propozycjami stopek

Dane: adres strony internetowej, który podajesz; dane odczytane z tej strony (nazwa firmy, kolory, logo, adres, telefon, e-mail, linki do mediów społecznościowych); treść wiadomości w czacie, w tym imię i nazwisko, stanowisko, telefon i e-mail, jeśli je wpiszesz.

Cel: przygotowanie propozycji stopki. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane innych osób odczytane z publicznej strony firmy – lit. f (wykonanie usługi, o którą prosisz).

Treści rozmowy nie zapisujemy na serwerze. Zapisujemy tylko pobrane logo jako plik roboczy. Wiadomości i dane ze strony trafiają do modelu AI (punkt 6).

Ocena zrzutu stopki

Dane: obraz Twojej obecnej stopki (zwykle imię i nazwisko, stanowisko, telefon, e-mail, logo, czasem zdjęcie) i Twoje uwagi. Cel: ocena stopki i propozycje. Podstawa: lit. b. Obrazu nie zapisujemy – po ocenie przez model AI znika z pamięci serwera.

Mail testowy („Wyślij do siebie”)

Dane: adres e-mail i dane stopki. Cel: wysłanie stopki na Twój adres i utworzenie panelu z tą stopką. Podstawa: lit. b.

Konto, panel i subskrypcja

Dane: adres e-mail, hasło (przechowujemy tylko jego skrót), identyfikator sesji (także jako skrót), język, dane firmy i stopek w panelu, daty okresu próbnego, wybrany plan, liczba osób, status płatności, data potwierdzenia instalacji stopki, dane do faktury.

Cel: założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi, okres próbny i przypomnienia o jego końcu, rozliczenia. Podstawa: lit. b; wystawianie faktur i przechowywanie dokumentacji księgowej – lit. c (przepisy podatkowe i o rachunkowości). Danych karty płatniczej nie przetwarzamy – obsługuje je operator płatności (punkt 7).

Wiadomości do nas i asystent mailowy

Na maile wysłane na nasz adres odpowiada asystent mailowy. Dane: adres e-mail, imię i nazwisko, treść wiadomości, nagłówki techniczne (m.in. serwer i program pocztowy, wynik weryfikacji nadawcy SPF/DKIM/DMARC), załączniki i obrazki oraz dane z Twojej stopki: stanowisko, firma, telefony, adresy e-mail, strona, adres, profile w mediach społecznościowych, logo i zdjęcie, jeśli są w stopce; Twoja własna ocena stopki, jeśli ją podasz.

Cel: odpowiedź na wiadomość, ocena stopki, przygotowanie propozycji i Twojej strony z propozycjami (pod losowym, trudnym do odgadnięcia linkiem), dobranie instrukcji instalacji do Twojego programu pocztowego, ochrona przed nadużyciami (limity, pomijanie automatycznych odpowiedzi). Podstawa: lit. b (odpowiadamy na Twoje zapytanie) i lit. f (prowadzenie korespondencji, bezpieczeństwo usługi).

Wiadomości o stopkach do firm (outreach)

Możemy wysłać na służbowy adres e-mail firmy krótką wiadomość z pytaniem o ocenę jej stopki. Dane: służbowy adres e-mail, imię (jeśli je znamy), nazwa firmy, język, historia korespondencji, informacja o rezygnacji. Źródło: publicznie dostępne dane firm, np. strony internetowe.

Cel: marketing bezpośredni naszych usług wobec firm. Podstawa: lit. f – nasz prawnie uzasadniony interes. Możesz w każdej chwili sprzeciwić się takim wiadomościom – wystarczy odpisać „STOP”. Po sprzeciwie nie piszemy już do Ciebie; zachowujemy tylko adres i informację o sprzeciwie, żeby go przestrzegać (lit. f).

Obrazki stopek i wizytówki online

Stopka w mailu to obrazek pobierany z naszego serwera, a kliknięcie w nią otwiera wizytówkę online. Gdy odbiorca maila wyświetla stopkę albo otwiera wizytówkę, jego program pocztowy lub przeglądarka łączy się z naszym serwerem i przekazuje przy tym technicznie adres IP i informacje o przeglądarce. Nie zapisujemy, kto i kiedy wyświetlił stopkę, i nie śledzimy otwarć wiadomości. Liczymy tylko łączną liczbę otwarć wizytówki, którą klient widzi w panelu. Podstawa: lit. f (działanie i bezpieczeństwo usługi).

Wizytówka i obrazek stopki są dostępne dla każdego, kto ma link – tak jak każda stopka w wysłanym mailu.

Zgłoszenie wdrożenia dla całej firmy

Dane: adres e-mail, platforma poczty (Google Workspace, Microsoft 365, Apple), wielkość zespołu, telefon i uwagi, jeśli je podasz. Cel: kontakt i przygotowanie wdrożenia. Podstawa: lit. b.

Kontakt z nami

Dane: dane z korespondencji. Cel: odpowiedź. Podstawa: lit. f, a gdy sprawa dotyczy umowy – lit. b.

Informacje o nowościach za zgodą

Jeśli wyrazisz zgodę, możemy wysyłać Ci informacje o nowościach w Footlerze. Podstawa: lit. a. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.

Statystyki odwiedzin i testy wersji strony

Odwiedziny strony głównej i kroki w serwisie (np. kliknięcie przycisku, rozpoczęcie czatu, otrzymanie propozycji, zapisanie stopki) liczymy własnym narzędziem, bez skryptów innych firm. Bez Twojej zgody – bez cookies i bez zapisywania czegokolwiek w przeglądarce: odwiedzającego rozpoznajemy tylko w obrębie jednego dnia, po krótkim skrócie z adresu IP, informacji o przeglądarce i losowego klucza, który zmieniamy codziennie, a poprzedni usuwamy. Adresu IP ani informacji o przeglądarce nie zapisujemy, a skrótu nie da się powiązać z adresem ani z tą samą przeglądarką innego dnia.

Jeśli w banerze zgody zgodzisz się na cookies statystyczne, zapisujemy w Twojej przeglądarce ciasteczko footler_visitor z identyfikatorem odwiedzającego na 13 miesięcy, żeby rozpoznać Cię przy kolejnych wizytach i w teście pokazywać Ci wciąż tę samą wersję strony. Identyfikator to skrót, którym rozpoznaliśmy Cię tego dnia (albo losowa liczba), więc nie zawiera Twoich danych, a od następnego dnia nie da się go powiązać z adresem IP. Nasz serwer używa go tylko wtedy, gdy Twoja zgoda nadal obowiązuje; po jej wycofaniu usuwamy ciasteczko i wracamy do dziennego skrótu.

Dane: ten dzienny skrót albo – po zgodzie – identyfikator z ciasteczka, data i godzina, język strony, skąd przyszła wizyta (oznaczenie kampanii w linku albo sama nazwa strony, z której przyszła, np. wyszukiwarki), przybliżony kraj (z ustawień języka przeglądarki, np. „pl-PL” → Polska, albo z kraju podanego przez sieć dostarczania treści, jeśli strona przez nią działa) i wersja strony, gdy porównujemy dwie wersje (test A/B). Kroki osób, które dostały naszą wiadomość, i klientów (np. dostarczenie maila, kliknięcie linku, założenie konta, płatność) zapisujemy z wewnętrznym identyfikatorem – bez adresu e-mail, imienia i nazwiska, adresu IP i informacji o przeglądarce.

Cel: wiedza, jak ludzie korzystają z serwisu i która wersja strony działa lepiej; statystyki widzimy tylko my. Podstawa: lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes – ulepszanie serwisu); identyfikator z ciasteczka – lit. a (Twoja zgoda, której wymaga też ustawa – Prawo komunikacji elektronicznej przy zapisie i odczycie ciasteczka).

Baner zgody na cookies (Cookiebot)

Na stronie głównej i na stronach dokumentów prawnych pytamy o zgodę na cookies, które nie są niezbędne. Baner dostarcza Cookiebot (punkt 7). Dane: adres IP i informacje o przeglądarce (do wyświetlenia banera właściwego dla Twojego kraju i języka – Cookiebot ich wtedy nie przechowuje), a gdy wybierzesz opcję: Twój wybór, data i godzina, adres strony, informacje o przeglądarce, skrócony adres IP i losowy identyfikator zgody, który trafia też do ciasteczka CookieConsent w Twojej przeglądarce. Cel: zebranie zgody, zapamiętanie wyboru i wykazanie, że zgodę wyraziłeś. Podstawa: lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO (obowiązek wykazania zgody).

Bezpieczeństwo i roszczenia

Ochrona serwisu przed nadużyciami (np. limity zapytań z jednego adresu IP – adres trzymamy tylko w pamięci serwera, przez czas limitu), ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. Podstawa: lit. f.

4. Skąd mamy dane

• bezpośrednio od Ciebie – z formularzy, czatu, panelu i korespondencji;
• z publicznych stron internetowych firm – gdy adres strony podasz Ty albo wynika on z Twojej stopki lub domeny Twojego adresu e-mail;
• z wiadomości e-mail, które do nas wysyłasz, w tym ze stopki i dołączonych obrazków;
• od Twojego pracodawcy lub zleceniodawcy, jeśli dodał Cię do panelu (punkt 5);
• z publicznie dostępnych źródeł danych o firmach (outreach).

5. Dane pracowników w panelach klientów

Firma, która korzysta z Footlera, wprowadza do panelu dane swoich pracowników i współpracowników: imię i nazwisko, stanowisko, telefon, e-mail, profil LinkedIn, zdjęcie oraz dane firmy. Administratorem tych danych jest ta firma, a my przetwarzamy je w jej imieniu na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO) – wzór: Umowa powierzenia przetwarzania danych. Jeśli Twoje dane są w panelu firmy, ze swoimi prawami zwróć się przede wszystkim do niej – pomożemy jej je zrealizować.

6. Sztuczna inteligencja i zautomatyzowane decyzje

Część funkcji korzysta z modelu AI Claude firmy Anthropic: czat, ocena zrzutu, odczyt i ocena stopki z maila, rozpoznanie języka i tematu wiadomości, odpowiedzi asystenta mailowego i projektowanie własnych wzorów stopek. Model dostaje tylko dane potrzebne do danego zadania.

Ocena stopki w skali 0–10 jest liczona automatycznie: punkty za elementy stopki (np. logo, telefon) nalicza program, a model AI ocenia tylko wygląd. Automatycznie klasyfikujemy też wiadomości (np. czy dotyczą stopek), żeby asystent nie odpowiadał na spam i próby nadużyć. Te oceny dotyczą stopki i wiadomości, a nie Ciebie, i nie wywołują wobec Ciebie skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na Ciebie nie wpływają – nie podejmujemy decyzji, o których mowa w art. 22 RODO.

Zdjęć nie używamy do rozpoznawania ani identyfikacji osób, więc nie przetwarzamy ich jako danych biometrycznych. Jeśli nie zgadzasz się z oceną albo odpowiedzią asystenta, napisz na adres z punktu 1 – odpowie człowiek.

7. Odbiorcy danych

Dane powierzamy tylko dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów i warunków ich usług:

• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irlandia, i Anthropic, PBC, USA) – model AI Claude (punkt 6);
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA) – wysyłanie i odbieranie e-maili;
• Railway (spółka z USA; serwery Usługi stoją w UE, w Holandii) – dostawca hostingu: serwery, baza danych i pliki;
• operator płatności – Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia), od uruchomienia płatności; w części celów, np. zapobiegania oszustwom i przeciwdziałania praniu pieniędzy, Stripe przetwarza dane jako odrębny administrator;
• Google (Google Ireland Limited, Irlandia) – logowanie do Twojego konta Google, gdy instalujesz stopkę przyciskiem „Zainstaluj w Gmailu”; dane konta Google Google przetwarza jako odrębny administrator, według własnej polityki prywatności;
• Usercentrics (Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhaga, Dania) – baner zgody na cookies i rejestr zgód Cookiebot; korzystamy z jego europejskich serwerów (consent.cookiebot.eu), więc dane nie opuszczają Unii Europejskiej.

Odbiorcami danych są też podmioty świadczące nam usługi księgowe i prawne oraz uprawnione organy, gdy wymaga tego prawo. Strony serwisu nie ładują zasobów innych firm – czcionki i skrypty pochodzą z naszego serwera. Wyjątki to baner zgody Cookiebot na stronie głównej i na stronach dokumentów prawnych (consent.cookiebot.eu) oraz krok „Zainstaluj w Gmailu”: gdy jest dostępny, strona ładuje skrypt logowania Google (accounts.google.com).

Dane, które umieszczasz w stopce i wizytówce, widzi każdy odbiorca Twoich maili i każdy, kto ma link do wizytówki.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Resend i Railway mają siedziby w USA, a Anthropic, Stripe i Google przetwarzają dane także w USA, więc dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie odbywa się z zabezpieczeniami z rozdziału V RODO:

• Anthropic – standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską (decyzja (UE) 2021/914), moduły 2 i 3, włączone do umowy powierzenia Anthropic;
• Resend – standardowe klauzule umowne (SCC), moduły 2 i 3, z umowy powierzenia Resend; Plus Five Five, Inc. uczestniczy też w programie EU-US Data Privacy Framework;
• Railway – program EU-US Data Privacy Framework (decyzja Komisji (UE) 2023/1795; Railway Corporation ma aktywny certyfikat), a poza jego zakresem – standardowe klauzule umowne (SCC) z umowy powierzenia Railway;
• Stripe – program EU-US Data Privacy Framework (Stripe, LLC ma aktywny certyfikat), a poza jego zakresem – standardowe klauzule umowne (SCC) z aneksu Stripe o przekazywaniu danych;
• Google – program EU-US Data Privacy Framework (Google LLC ma aktywny certyfikat), a tam, gdzie to potrzebne – standardowe klauzule umowne (SCC).

Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres z punktu 1.

9. Jak długo przechowujemy dane

• konto i panel – przez czas trwania umowy, a potem do przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata, z końcem roku kalendarzowego); konto, którego okres próbny skończył się bez płatności – 6 miesięcy od końca okresu próbnego (14 dni wcześniej wysyłamy przypomnienie); po usunięciu przy adresie obrazka każdej stopki zostaje tylko jego rozmiar i język – bez żadnych danych osobowych – żeby wysłane maile pokazywały wąski pasek Footlera zamiast pustego obrazka;
• dokumenty księgowe, np. faktury – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• konto niepotwierdzone linkiem z maila – 24 godziny, potem usuwamy je razem z jego panelem;
• sesja logowania – do wylogowania, najdłużej 30 dni;
• korespondencja, ocena stopki i strona z propozycjami bez założenia konta – 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
• panel utworzony mailem testowym, bez konta – 7 dni od utworzenia;
• logo pobrane w czacie (plik roboczy) – 30 dni;
• adresy, które napisały „STOP” – tak długo, jak trzeba, żeby przestrzegać sprzeciwu (tylko adres i data);
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania;
• statystyki odwiedzin i kroków w serwisie – 12 miesięcy, potem zostają tylko dzienne liczby bez identyfikatorów; klucz do dziennego skrótu odwiedzającego – do końca dnia; ciasteczko z identyfikatorem odwiedzającego (footler_visitor) – 13 miesięcy od zgody albo do jej wycofania;
• Twój wybór w banerze zgody – w Twojej przeglądarce (ciasteczko CookieConsent) 12 miesięcy, w rejestrze zgód Cookiebot 12 miesięcy od wyrażenia;
• logi techniczne serwera – do 30 dni.

Po tych okresach dane usuwamy albo anonimizujemy. Dane pracowników w panelach klientów usuwamy według umowy powierzenia.

10. Twoje prawa

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowanie danych (art. 16);
• usunięcie danych (art. 17);
• ograniczenie przetwarzania (art. 18);
• przenoszenie danych (art. 20) – gdy przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciw (art. 21) – wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zawsze kończy takie przetwarzanie;
• wycofanie zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3);
• skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z praw, napisz na [DO UZUPEŁNIENIA: e-mail kontaktowy]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w wyjątkowych przypadkach termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące – wtedy Cię o tym poinformujemy.

11. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez niektórych z nich nie możemy świadczyć usługi – na przykład bez adresu e-mail nie założysz konta. Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym.

12. Cookies

Używamy niezbędnych plików cookies: sesji logowania (footler_session), wybranego języka (lang) i zapamiętanego wyboru w banerze zgody (CookieConsent). Tylko za Twoją zgodą – ciasteczka statystycznego footler_visitor; bez zgody statystyki odwiedzin liczymy bez cookies (punkt 3). Nie używamy cookies reklamowych. Szczegóły i zmiana zgody: Polityka cookies.

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS), przechowujemy hasła wyłącznie jako skróty (scrypt), używamy losowych, trudnych do odgadnięcia linków do paneli, wizytówek i stron z propozycjami, limitujemy liczbę zapytań, blokujemy odczyt adresów sieci prywatnych przy pobieraniu stron i dajemy dostęp do danych tylko osobom, które go potrzebują.

14. Zmiany polityki

Możemy zmieniać tę politykę, np. gdy dodamy nową funkcję albo nowego dostawcę. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie, z numerem i datą wersji. O istotnych zmianach poinformujemy klientów e-mailem.

15. Kontakt

Konrad Bejger, ul. Magellana 6/64, 80-288 Gdańsk, Polska · e-mail: [DO UZUPEŁNIENIA: e-mail kontaktowy]